総則

定義

本セクションでは、本ポリシー内で使用する主要な用語を定義します。用語の明確化により、データ処理の範囲・責任および利用者の権利を理解しやすくしています。

個人データとは、識別された、または識別し得る自然人に関するあらゆる情報を指します。氏名、連絡先、職務上の識別子、ログ情報や送信されたファイル等が該当します。法人単位の情報は個人データに含まれない場合がありますが、特定の担当者情報は個人データとして扱います。

処理とは、個人データの収集、記録、整理、保存、改変、検索、参照、利用、削除、破棄などのあらゆる操作を意味します。当社はこれらの処理を適切な技術的および組織的措置のもとで実施します。

ユーザーとは、当社のサービスを利用する法人およびその担当者、契約相手方、あるいは当サイトを閲覧する個人を含みます。本ポリシーではそれらを総称して「ユーザー」と表記します。

サービスとは、AiHubKaizen が提供する AI ワークフロー統合ソリューション、システム連携、カスタム実装、運用支援および関連するクラウドサービスを指します。個別契約に基づく機能は契約書に従って取り扱います。

クッキーとは、ウェブサイトがユーザーのブラウザに送信する小さなデータで、利用状況の把握、利便性の向上、セッション管理などに用いられます。本ポリシーではクッキーおよび同様の保存・追跡技術を総称して扱います。

ユーザーが提供する情報

ユーザーや契約担当者が明示的に当社へ提供する情報です。契約履行、認証、サポート対応、請求処理のために使用します。

• 氏名および連絡先情報（メールアドレス、電話番号、所属部署）
• 法人名、役職、契約に関する識別子や請求情報（請求書情報等）
• アカウント登録情報（ログインID、利用者設定）
• サポートや契約交渉で提供されるメッセージ内容および添付ファイル（技術仕様、構成情報、サンプルデータ等）
• サービス連携のためにユーザーが許可した外部サービスの認証情報（当社が保存する場合は最小限のクーポン・メタデータ）
• カスタム設定・利用目的に関する業務情報（ワークフロー定義、処理ルール等）

第三者から提供される情報

ユーザーが連携する外部サービスや、当社が採用するベンダーから提供される情報です。連携やアウトソーシングを通じて業務上必要な範囲で受領します。

• 認証プロバイダや ID プロバイダからの基本プロファイル情報
• クラウドインフラやストレージプロバイダによる利用メタデータ
• 分析ツール提供者からの集計データやトラフィック情報

法的根拠

個人データの処理は、該当する法令に基づき、契約履行、法的義務の履行、利用者の同意または当社の正当なメリットなどの法的根拠に照らして行います。

• 契約の履行（サービス提供に必要な処理）
• 利用者の明示的な同意（同意が必要な処理に関して）
• 法的義務の履行（税務・会計・法令対応）
• 当社の正当なメリット（セキュリティ維持、サービス改善、詐欺防止等）に基づく処理（影響とバランスを評価した上で実施）

データの共有

当社は業務上必要な範囲で第三者とデータを共有します。共有先は適切な契約と管理措置を講じた上で限定的に指定します。

• クラウドインフラ、ホスティング事業者やストレージプロバイダ
• 支払処理や請求を代行する決済サービスプロバイダ
• 技術サポートや運用を受託する外部ベンダー（NDA・処理契約あり）
• 法的要求や捜査機関からの正当な要請に応じた提供
• 匿名化された集計データを研究・改善目的で委託先と共有する場合
• 事業譲渡・合併等の企業再編時における必要最小限の情報提供（適切な保護措置を適用）

データ保持期間

個人データは収集目的に必要な期間のみ保持し、目的達成後または保存義務期間経過後に安全に削除または匿名化します。保存期間はデータ種類や法的要件に基づき定められます。

アカウント情報は契約期間中および法令で定められた保存義務期間中保持します。契約終了後は合理的期間内に削除または匿名化します。

サポート履歴や通信記録は品質管理と紛争対応のため一定期間保存します。保存期間はケースにより異なり、過剰な保持は行いません。

アクセスログや診断ログはセキュリティ監査・障害対応の目的で限定期間保持し、不要になったら削除または匿名化します。

削除要求には、法的規制や保存義務を確認した上で対応します。削除処理は技術的に復元不能な状態にするか、アクセス不可とします。

ユーザーの権利

利用者は当社に対して自身の個人データに関する各種権利を行使できます。請求は下記の連絡先に明確な要求を送付してください。合理的な範囲で対応いたします。

• 開示請求（保有する個人データの確認）
• 訂正請求（不正確または不完全なデータの修正）
• 削除請求（法的要件に抵触しない範囲での消去）
• 処理制限の請求（一定条件下での処理停止）
• データポータビリティの請求（構造化された機械可読な形式での提供）
• 異議申立て（特定の処理活動に対する異議申立て）
• データポータビリティの請求: 当社が保有するお客様の個人データを構造化された、一般に使用される機械可読形式で提供する権利についての情報提供。
• 処理制限の要求: 特定条件下で、個人データの処理を一時的に停止または制限する要求を行う権利についての説明。

マーケティングとコミュニケーション

AiHubKaizen は、業務連絡やサービスに関する案内、業界アップデート等の情報提供を行うことがあります。これらは利用者の同意または法的根拠に基づいて実施します。受信を希望されない場合は、以下の配信停止手段によりいつでも配信の停止を行えます。

マーケティングメールの配信停止は、受信メール内の配信停止リンク、または privacy@AiHubKaizen.pro 宛てのご連絡により受け付けます。停止処理は通常5営業日以内に適用されますが、すでに送信されたメールの取り消しはできません。

第三者リンクについて

当サイトおよび関連サービスには第三者のウェブサイトやサービスへのリンクが含まれる場合があります。リンク先のプライバシー慣行やデータ処理については当社が管理しておらず、各第三者のプライバシーポリシーを確認してください。